Zmiany dotyczą szczególnie sposobu oraz okresu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Jednocześnie w życie wejdą również przepisy, na które długo czekało wielu pracodawców, a mianowicie możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej.
Dokumenty jednego zatrudnionego, pochodzące z różnych okresów, mogą być przechowywane częściowo przez 50, a częściowo przez 10 lat. Z kolei informację o tym, jak długo będzie to trwać, trzeba przekazać jedynie w przypadku tego drugiego krócej, a kiedy dłużej?Łukasz Prasołek, specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP oraz SNOkres przechowywania dokumentacji jest uzależniony od daty nawiązania stosunku pracy i z tego punktu widzenia ważne są dwie daty: 1 stycznia 1999 r., tj. wprowadzenie reformy emerytalnej, oraz 1 stycznia 2019 r., czyli wejście w życie zmian w kodeksie pracy. Dokumentacja pracownicza osób, których stosunek pracy został nawiązany od 2019 r., będzie przechowywana przez 10 lat bez konieczności spełnienia żadnych dodatkowych warunków (art. 94 pkt 9a kolei w przepisach przejściowych (art. 7) ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją ( poz. 357, dalej jako ustawa) przyjęto, że do stosunków pracy nawiązanych przed datą jej wejścia w życie stosujemy 50-letni okres przechowywania dokumentacji, który może zostać skrócony do 10-letniego, ale tylko w przypadku zatrudnionych po reformie emerytalnej i pod warunkiem złożenia za nich przez pracodawcę do ZUS raportów Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nawiązanie stosunku pracy dotyczy odrębnie każdej umowy o pracę, a więc są możliwe sytuacje, gdy dokumentacja dotycząca różnych umów (stosunków pracy) będzie przechowywana przez różne okresy. W stanowisku z 7 grudnia 2018 r. resort wskazał, że każdy przypadek zatrudnienia musi być rozpatrywany indywidualnie i możliwe są różne sytuacje pod tym kątem. Przy czym ważne jest, czy obydwa stosunki pracy istniały jeszcze przed 2019 r., czy obydwa powstały w nowym roku, czy też jeden z nich został nawiązany przed 1 stycznia 2019 r., a drugi począwszy od tej stosunki pracy przed 2019 pracy przyjął, że w takim przypadku, aby właściwie obliczyć okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, należy przyjąć datę pierwszego nawiązanego stosunku pracy. Jeśli powstał on przed 1999 r., to dokumentację trzeba będzie przechowywać bezwzględnie przez lat 50, a jeśli nawiązano go od 1 stycznia 1999 r., to okres przechowywania dokumentacji wyniesie albo 50 lat (w przypadku niezłożenia raportu informacyjnego) albo 10 lat (gdy taki raport zostanie złożony). [patrz Przykład nr 1]Przykład nr 1 Do końca 2018 rokuPracownik był zatrudniony w spółce w latach 2003–2006 oraz 2015–2018. Pracodawca złożył za niego w 2019 r. raport informacyjny. Jego dokumentacja pracownicza będzie więc przechowywana przez 10 pracy zawarte przed i po 1 stycznia 2019 do pracodawcy powraca pracownik zatrudniony wcześniej przed 2019 r., to co do zasady okresy przechowywania dokumentacji z obydwu tych stosunków są różne. Dla nowej umowy będzie to 10 lat, a dla starej – 50 lat. MRPiPS zwraca jednak uwagę, że wyjątek od tej reguły wystąpi w przypadku określonym w art. 9 ustawy, czyli przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy z tym samym pracownikiem, z którym poprzedni stosunek pracy trwał w dniu wejścia w życie ustawy. Wtedy należy kontynuować prowadzenie starej dokumentacji pracowniczej – będzie zatem jeden okres jej przechowywania wynoszący 10 stosunki pracy od 1 stycznia 2019 przypadku, gdy pracownik będzie miał kolejne stosunki pracy, które powstaną już po wejściu w życie ustawy, to bezwzględnie należy stosować nowy art. Jego dokumentacja pracownicza będzie kontynuowana, a okres jej przechowywania będzie jeden – 10-letni [patrz Przykład nr 2].Przykład nr 2 W przyszłościPracownik jest zatrudniony u pracodawcy w 2019 r. przez sześć miesięcy. Następnie wraca do pracy w tej samej firmie w 2020 r. na rok, przy czym umowa kończy się 30 kwietnia 2021 r. Przy drugim zatrudnieniu pracodawca ma obowiązek kontynuacji akt osobowych i innej dokumentacji, a więc będzie ona stanowiła jedną całość. Trzeba ją będzie przechowywać przez 10 lat liczonych od końca roku zakończenia drugiej poinformować?Nowa informacja o okresie przechowywania dokumentacji, wydawana zgodnie z art. 946 obok świadectwa pracy, ma dotyczyć tylko przypadków, w których okres ten ulega skróceniu z 50 do 10 lat, a nie ma potrzeby informowania ogółu pracowników o czasie przechowywania ich dokumentacji. Dlatego, jak wskazuje MRPiPS, nowa informacja będzie dotyczyła jedynie pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od 1 styczna 2019 r. Zgodnie bowiem z art. 7 ustawy, do pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. stosuje się przepisy art. 948– 9412 a więc brak tu art. 946 [patrz Przykład nr 3].Przykład nr 3 Zależnie od daty31 marca 2019 r. z pracą rozstaje się dwóch pracowników. Jednemu nie przedłużono umowy na trzymiesięczny okres próbny, a drugi, z 10-letnim stażem, zatrudniony na czas nieokreślony odchodzi po upływie trzymiesięcznego wypowiedzenia. W przypadku pierwszego pracownika mają zastosowanie nowe przepisy, gdyż stosunek pracy został nawiązany już w 2019 r., a więc należy mu wystawić informację o okresie przechowywania dokumentacji. Takiego obowiązku nie ma natomiast wobec drugiego pracownika, którego stosunek pracy został nawiązany przed zmianą przepisów i którego dokumentacja będzie przechowywana przez 50 Łukasz PrasołekŹródło: Dziennik Gazeta Prawnamożliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.; zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Powyższe okresy przechowywania dotyczą co do zasady dokumentacji odnoszącej się do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., tj. od dnia wejścia w życie ustawy z 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (dalej u.z.o.p.a.p.).
Praktyka przechowywania kserokopii prawa jazdy – akta osobowe pracowników. Podstawa przechowywania w aktach osobowych: § 6 ust. 2 pkt. 1 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia o aktach osobowych oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r.Okres przechowywania danych archiwalnych jest różny w poszczególnych przypadkach: gdy osoba zatrudniona została po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. — jeśli nie został złożony raport ZUS RIA, okres magazynowania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat od dnia, w którym praca u danego pracodawcy została zakończona.Okres przechowywania informacji o wyniku badania trzeźwości. Zgodnie z art. 221c § 6 k.p. cyt.: „Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania, o którym mowa w § 4, oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w